Сколько времени вы тратите на выполнение работы? Правильно: ровно столько, сколько его есть в наличии. Поэтому число дел, выполненных в течение дня, напрямую зависит от грамотного его планирования. Вам не обязательно следовать всем правилам и принципам, изложенным ниже. Но ознакомиться с ними и попробовать применить каждый очень даже рекомендуется. С тем, чтобы найти собственный стиль, который окажется самым оптимальным.

Главный принцип грамотной организации рабочего времени заключается в следующем положении: «Работа подчиняется мне, но не я – ей». А сами правила планирования делятся на три раздела: правила начала дня, планирование середины и завершения дня.

Итак, поговорим о правилах начала дня. Главное из них – день должен начинаться с позитивным настроем, и его созданию надо уделять особое внимание. Каждое утро стоит спрашивать себя, как этот конкретный день приблизит меня к поставленной цели, что можно сделать, чтобы получить от него больше радости, что я могу сделать для поддержания здоровья? Ответы на них создадут необходимый психологический тонус, а больше двух-трех минут не займут.

Необходимо хорошо позавтракать и отправить на работу без сильной спешки, поскольку полуголодный утренний забег с высоким уровнем стресса запросто испортит день! Если такое начало дня сделать приоритетным, время на неспешный завтрак точно появится.

Лучше работу начинать каждый день в одно и то же время. Это минимальный уровень самодисциплины, позитивно сказывающийся на самомотивации и мобилизации сил.

Стоит не лениться перепроверить планы дня. Для этого имеется известный метод АБВ-анализа или принцип Эйзенхауэра. Между прочим, по оценкам исследователей, если потратить на подготовку к рабочему дню всего десять минут, это потом позволит сэкономить около двух часов рабочего времени. Планировать надо 60% рабочего времени, оставив резерв для непредвиденных задач и срочных дел.

Спланировав день, надо сразу, без раскачки приступать к делам. Ритуалы в виде длительных приветствий и перекуров отнимают кучу времени и сбивают настрой, не принося ничего полезного. Социальные контакты стоит не отменить вообще, а просто перенести на менее производительное и напряженное время, например, послеобеденное.

Вначале надо решить ключевые задачи (список А), а затем переключаться на остальное. Если начать работу с просмотра несрочной корреспонденции, на этом можно надолго «зависнуть».

Если у вас имеется секретарь, свой дня необходимо согласовывать с ним, ведь этот специалист является вашим важнейшим партнером в деле оптимизации рабочего дня. Хороший секретарь способен вдвое увеличить эффективность работы шефа.

Перейдем к планированию середины дня. Рабочий стол должен быть полностью готов к работе. С него надо убрать все бумаги, не имеющие отношения к решению задач группы А.  Порядок на столе является залогом упорядочения мыслей.

Очень важно установить оптимальные сроки выполнения заданий. Не стоит принимать безоговорочно навязываемое время исполнения работы, если оно никак не укладывается в ваши планы. Надо, наоборот, приспособить их к своим интересам, «выторговывая дополнительное время». Лучше просить вдвое больше времени, чем предполагается изначально. На практике это оказывается намного легче, чем представляется на первый взгляд. Подчиненным же надо давать примерно на треть меньше времени, чем надо для выполнения задания.

Стоит избегать действий, которые неизбежно вызовут обратную реакцию. Если вы из чистого интереса поучаствуете в решении каких-либо проблем или заявите о скрытых возможностях, вполне вероятно реакцией на это будут новые обязанности, никак вашим планом не предусмотренные. Поэтому стоить перепроверять свои действия на возможность обратной реакции.

Среди неизбежных и, на первый взгляд, неотложных проблем есть множество таких, которые можно легко отклонить. Если же отвлекаться на все срочные обстоятельства, можно до важных дел так и не добраться.
Импульсивных действий тоже надо стараться избегать – они уж слишком снижают производительность.

Важно своевременно делать паузы через определенный, четко установленный промежуток в работе. Краткие перерывы служат эффективности всего рабочего процесса.

Однородные дела стоит группировать в блоки и выполнять сериями – это помогает быстрее справиться с рутиной и экономит время на подготовку. Лучше ответить на все письма в определенное время или провести сразу серию коротких совещаний.

Стоит рационально завершать начатое, избегая в работе скачков. Задача должна быть решена до конца или, если она большая, до завершения заранее определенного этапа. Временные промежутки (например, ожидание перед кабинетом или бесполезное совещание) тоже можно рационально использовать, если позаботиться об этом заранее.

Непременно надо выкраивать спокойный час – так называемое время «для себя». Это время, в течение которого вам никто помешать не может, и ваша концентрация будет полной. Этот закрытый час можно использовать для важных дел, которые не носят срочного характера, или на стратегическое планирование.

Сроки и планы стоит тщательно контролировать и при необходимости менять приоритеты.

Завершать рабочий день стоит проверкой того, закончены ли мелкие дела, не требующие много времени. Во избежание «завала» их надо делать в течение одного дня. Стоит также оценить результаты дня с точки зрения собственной эффективности и эффективности деятельности всего подразделения.

Уходя с рабочего места, стоит составить план на завтрашний день, чтобы утром просто его перепроверить.